7 claves sencillas para organizarte mejor y tener más tiempo libre

Más de un tercio de nuestra vida laboral activa transcurre en el trabajo. De nuestra habilidad para adaptarnos a entornos cambiantes, ser flexibles y organizar mejor nuestro tiempo depende que podamos ganar en calidad de vida, creatividad, innovación y en que administremos mejor la energía.  (EntreMujeres-Clarin)

Organizacion-tiempo-Foto-iStockPhotos_CLAIMA20151125_0320_28El equilibrio entre el tiempo “personal” y profesional es una de las materias pendientes en todo tipo de actividades. En momentos en que el mundo debate abiertamente sobre la felicidad organizacional y la posibilidad de establecer consenso de jornadas laborales de seis horas promedio, se impone un ajuste en las reglas de juego para conquistar mayor bienestar.

El manejo del tiempo depende directamente de la actitud interna y del entorno en el que nos movemos. Hay muchas teorías del mundo del management que alientan cierto “caos” que –en apariencia- parecía productivo y hasta adrenalínico en muchas culturas, sobre todo, en Occidente. Sin embargo, la batalla por ganar más, conquistar espacios y sentirse realizado profesionalmente contrasta con el gran desgaste de personas menores a los 40 años y el auge de distinto tipo de síndromes que trata la medicina y la ciencia, entre ellos el burn out (“del quemado”) y la fatiga crónica provocada por estrés sostenido en el tiempo; si bien justo es reconocer que en esta última manifestación aún no hay estudios concluyentes de la relación directa, pero sí coadyuvante, con el estrés laboral.

Con una agenda repleta de compromisos, hoy afrontamos una época de cambios vertiginosos. La irrupción y escalada sin parar de los recursos tecnológicos allanan muchos caminos, y también condicionan la libertad, el tiempo personal, la independencia y el saludable espacio de desconexión del trabajo.

La organización del tiempo es una herramienta que provee alternativas para cada tipo de síntomas y manifestaciones en las empresas y todo tipo de profesiones. A mayor desorganización, aumenta el volumen del caos, la decepción, la frustración y la sensación de “no llegar” a hacer todo lo que queremos o se espera de nosotros.

Aquí van siete claves sencillas y de aplicación inmediata para organizar mejor tus tareas, y así, tener más tiempo libre.

Es muy probable que, si las hacés con persistencia durante al menos un mes seguido, te sorprenderás teniendo días que parece que rinden más que las 24 horas que tienen, y adquieras mucho tiempo disponible para descansar, recuperarte o encarar nuevos desafíos en paralelo a lo habitual.

1 – Lo más difícil va primero. ¿Cuántas veces postergaste una tarea compleja? Seguramente éste es uno de los comportamientos recurrentes para la gran mayoría de las personas. Es que a nadie le gusta hacer las cosas que no nos producen placer: un llamado incómodo, una situación que requiere poner límites o, simplemente, devolver un llamado de cortesía que no nos simpatiza demasiado. Cualquiera que sea el motivo, hacelo de inmediato. Esto te liberará de lo que podemos llamar “el efecto del mosquito” que, zumbando durante todo el día, te atormentará e irrumpirá insistentemente por no haberse completado. Elegí las dos o tres tareas complejas a primera hora del día, y hacelas. Respondé los correos, establecé prioridades, delegá y poné al día tu bandeja de papeles. Todo esto te ayudará a tener más energía disponible para el resto de la jornada.

2 – Si demora menos de un minuto, hacelo de inmediato. Cualquier tarea que requiera hasta un minuto para hacerla -por sencilla que sea- contribuirá a que liberes muchos pendientes en un tiempo récord. Al encarar esas pequeñas acciones concatenadas, descubrirás cuánto tiempo vas ganando para dedicárselo a temas más importantes.

3 – Organizá la agenda. Si no sabás cómo establecer prioridades para vos o para las demás personas a las que reportás, podés establecer un sistema compartido de elección de qué es urgente, qué es necesario y qué puede esperar un poco. A cada acción es importante que le coloques fechas límite, los nombres de los responsables y –muy importante- el propósito mediante el que sabrás que la tarea se completó eficazmente. En entornos caóticos desde el punto de vista organizativo, podés encarar un proceso paulatino donde, en cooperación con tus compañeros de tareas o colaboradores, determinen juntos cómo organizarse. Ayudé a más de 300 empresas a mejorar su diagramación del tiempo, y crearon todo tipo de métodos: desde pizarras gigantes hasta notas autoadhesivas adheridas en los vidrios o paredes a la vista de todos; sistemas de recompensas por los avances o tareas completas, hasta recordatorios mediante la programación de mensajes de audio desde una sencilla aplicación en la central telefónica. Todo sirve siempre y cuando ayude a organizar y resolver mejor las cosas en menos tiempo.

4 – Limpia tu espacio de trabajo. Es esencial que vos y todos los de tu entorno de trabajo tomen al menos una hora cada mes para limpiar y ordenar su escritorio y lugares de uso común. Entrenate para ir archivando papeles a medida que las cosas ya puedan pasar a esa forma de registro. Literalmente, necesitás hacer lo mismo que en tu hogar cuando decidís limpiar el placard: empezás por una sección (por ejemplo, los cajones) y terminarás poco después repasando la lista de temas para el día siguiente… ¡En un escritorio totalmente despejado! Todo lo que no usaste en los últimos tres meses, ya puede enviarse al archivo. Utilizá folders o carpetas de distintos colores, etiquetas para escribir a mano e individualizar los contenidos del archivo; llevá un registro en el computador –con un backup sobre servidores o en un mail externo de respaldo- para tener al día y muy bien ubicado cualquier documento que podrías necesitar más adelante. Incorporá algo de verde en tu lugar de labores: las plantas son excelentes oxigenando los ambientes. Colocá un par de fotografías de tu vida personal que quieras que te sirvan como anclaje positivo en medio de la velocidad del trabajo: serán un punto de referencia cuando pienses que estás perdiendo el sentido y propósito, y te devolverán a la realidad de lo verdaderamente importante, además de hacer con excelencia nuestra labor.

5 – Sólo reuniones efectivas. Más del 65% del tiempo que invierten las empresas del mundo en reuniones son ineficientes. Esto significa que pierden muchísimo dinero mientras piensan que están haciendo “cosas” que, en la mayoría de los casos, no llevan a ningún resultado concreto. Las reuniones, por lo general, no deberían durar más allá de los 30 a 60 minutos, incluyendo un receso para café o responder el celular. A propósito: entrenate en hacer reuniones sin el celular presente; vos y tus compañeros pueden dejarlo fuera de la sala, e incluso a cargo momentáneamente de otra persona sólo por si hubiese un llamado de suma urgencia. Respeten los horarios de comienzo y finalización. Distribuyan tres días antes un sumario de temas que se abordarán: esto permitirá que todos vengan preparados con la información suficiente y no tener que apelar a la memoria o demoras innecesarias en pedirlas. Tomen un registro claro de la reunión y que sea valioso como ayuda para programar los siguientes pasos: debe contener las conclusiones, tareas, responsables, día y hora en que todo eso estará concluido o encaminado. Establezcan reglas de juego respecto a situaciones especiales. No se interrumpan entre ustedes y colóquense en la posición de ganar – ganar para obtener el máximo beneficio.

6 – Atravesá tus creencias limitantes. Si hay algún aspecto de tu perfil laboral que te produce dudas o cuestionamientos que en alguna forma pueden limitarte a ser más efectiva en el trabajo, trabajá sobre eso. Algunas personas consideran que ejercer una forma de control excesiva es natural para que los equipos “rindan”. Sin embargo, si ejercés ese rol –muchas veces en forma inconsciente- o lo padecés, lo mejor será que trabajes sobre eso. Si estás colaborando en un equipo, y hay algo que no te permite sacar el mayor provecho de la experiencia, justo allí tenés el siguiente escalón de aprendizaje en tu evolución. El trabajo necesita constituirse en un espacio de crecimiento idealmente para todos. Y, cada uno desde su lugar, independientemente de los recursos y las condiciones de tu ocupación actual, tiene su importancia en esa rueda productiva para hacer que las cosas salgan adelante. Esta consciencia de construcción colectiva es lo que puede ayudarte incluso a atravesar situaciones difíciles, cuando parece que todo perdió sentido. Por lo cual, desde aquí te alentamos a buscar lo mejor que hay en cada situación –incluso las más complicadas- y a desafiar tus creencias que, a veces de tan arraigadas que están, se convierten en paradigmas, que es ni más ni menos que tu forma de ver el mundo.

7 – Aprendé a delegar (y que te deleguen) en forma efectiva. Para concluir, es importante entrenarse en delegar en forma efectiva, y no sólo eficiente. Hay una gran diferencia: eficiencia es hacer lo que se espera de mí y allí termina la cosa. Eficacia es hacer lo que se espera de mí, poniendo mi 100% (que no es lo mismo que el 99%) y donde el resultado exitoso de mi labor me motiva e impulsa a seguir hacia adelante. Definitivamente, la eficacia es un rasgo mayor hacia la excelencia profesional. En el proceso del delegar: indicá (o que te expresen) muy claramente el propósito de lo que debe hacerse; conseguí toda la información necesaria; establecé un plazo concreto; y, fundamental, un sistema de tracking para saber cómo va el avance unas cuantas veces antes de la fecha límite. De esta forma se podrán corregir situaciones que, tomadas a último momento, ya no tendrán como resolverse fácilmente.

La organización del tiempo es algo interno y no necesariamente responde al estilo de una empresa o equipo. Claro que si las personas a las que reportás son muy desorganizadas, quizás debas hacer un esfuerzo extra por lograrlo. Sin embargo, te aseguro que conozco centenares de casos en que personas con entusiasmo, visión, motivación intrínseca y autoliderazgo lograron cambiar en muy poco tiempo esas conductas que parecían ancladas en el pasado. Y desde allí, convirtieron su trabajo en algo placentero y de gran aprendizaje y, por supuesto, una fuente de ingresos.

Por Daniel Colombo, coach experto en alta gerencia y profesionales, educador, comunicador y escritor. Speaker internacional y especialista en motivación y desarrollo profesional; media-coach y liderazgo. En Twitter, @danielcolombopr; en Facebook, /DanielColomboComunidad

 

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